5.1. Biedru kopsapulces sasaukšana
Jaunais likums vispārīgi paredz, ka par biedru kopsapulces sasaukšanu rakstveidā dara zināmu tās biedriem. Vispārīgs regulējums noteikts, lai katra KS izvēlētos ērtāko paziņošanas veidu, piemēram, paziņotu par biedru kopsapulces sasaukšanu KS interneta mājaslapā, informētu biedrus ar īsziņas, e-pasta vēstules starpniecību vai arī publicētu informāciju pie ziņojuma dēļa katras dzīvojamās mājas kāpņu telpā (ja sasaukta sapulce KS, kura apsaimnieko konkrēto dzīvojamo māju). Normas mērķis ir nodrošināt, ka visi biedri ir informēti par biedru kopsapulces sasaukšanu. Tā kā dalība kopsapulcē ir biedra pamattiesības, tad KS nevar šo informēšanas pienākumu izpildīt tikai formāli (piemēram, publicēt informāciju uz ziņojuma dēļa KS juridiskajā adresē). Vienlaikus statūtos KS ir ļauts noteikt citu paziņošanas kārtību, kas atšķiras no likumā noteiktā (piemēram, telefoniski informēt biedrus) vai precizē likumā noteikto (paziņojumu nosūta uz katra biedra e-pasta adresi).
Jaunais likums paredz, ka paziņojumu par biedru kopsapulci dara zināmu visiem biedriem vismaz 30 dienas pirms biedru kopsapulces. Tas nozīmē, ka 30 dienas pirms biedru kopsapulces visi biedri ir saņēmuši attiecīgo paziņojumu, vai ir uzskatāms, ka šāds paziņojums ir saņemts. Desmit dienu laikā no šī paziņojuma saņemšanas (ja statūtos vai paziņojumā nav noteikts garāks termiņš) biedriem ir tiesības pieteikt papildu jautājumus biedru kopsapulces darba kārtībai. Pēc šī papildu jautājumu pieteikšanas termiņa notecējuma KS desmit dienu laikā ir pienākums paziņot par izmaiņām biedru kopsapulces darba kārtībā. Šāds termiņš noteikts, lai adresātam būtu iespējas pilnvērtīgi iepazīties ar dokumentiem un nosūtīt savus ierosinājumus, pieņemot, ka nosūtīšana tiek veikta pa pastu. Vismaz desmit dienas pirms biedru kopsapulces biedram ir tiesības iepazīties ar pilnu un nemainīgu darba kārtību biedru kopsapulcē.
Īsāks termiņš paziņojumam par biedru kopsapulci ir iespējams gadījumā, ja KS sasauc biedru kopsapulci, izmantojot elektroniskos līdzekļus. Šādā gadījumā paziņojumu dara zināmu vismaz 20 dienas pirms biedru kopsapulces. Saīsināts termiņš piemērojams, jo elektronisko līdzekļu izmantošanas gadījumā ir īsāks laiks informācijas saņemšanai. Piemēram, ja statūtos būs noteikts, ka biedri var pieteikt papildu jautājumus biedru kopsapulces darba kārtībai tikai ar elektronisko līdzekļu palīdzību, tad šo termiņu papildu jautājumu pieteikšanai varēs samazināt no desmit līdz piecām dienām. Šis termiņš faktiski samazināts par tik dienām, kāda ir atšķirība informācijas nosūtīšanai un saņemšanai pa pastu vai e-pasta starpniecību. Tas pats attiecas arī uz termiņu par pilnas un nemainīgas darba kārtības izsludināšanu. Šādi saīsināti termiņi būs piemērojami vien gadījumā, ja visiem biedriem informācija tiks nosūtīta ar elektronisko līdzekļu palīdzību un arī biedri varēs pieteikt papildu jautājumus biedru kopsapulces darba kārtībai tikai ar elektronisko līdzekļu palīdzību. Ja statūtos būs noteikts, ka KS informē biedrus gan nosūtot paziņojumu pa pastu, gan izmantojot elektroniskos līdzekļus attiecībā uz tiem biedriem, kas to vēlas, tad piemērot likumā noteiktos saīsinātos termiņus nevarēs.
Jaunais likums neparedz kvoruma prasību biedru kopsapulcē. Tā kā KS ir brīvprātīgas organizācijas, kurās var iestāties ikviena persona, kas atbilst biedra statusa kritērijiem, KS biedru skaita ziņā var būt lielas organizācijas. Līdz šim nereti bijušas situācijas, kad skaitliski lielām KS ir jānomā telpas, lai sasauktu kopsapulci un konstatētu kvoruma trūkumu. Pēc tam seko atkārtotas biedru kopsapulces sasaukšana, kas rada papildu izmaksas KS. Lai mazinātu finansiālo slogu KS, atbilstoši jaunajam regulējumam biedru kopsapulce ir lemttiesīga neatkarīgi no klātesošo biedru skaita (ja vien statūtos kvorums nav paredzēts). Vienlaikus, lai stiprinātu biedru aizsardzību, paredzēts palielināt nepieciešamo balsu skaitu par svarīgiem lēmumiem (piemēram, reorganizācija, likvidācija). Tāpat biedra tiesību aizsardzība pastiprināta attiecībā uz biedru kopsapulces izsludināšanu, proti, biedram būs iespējas laicīgi iepazīties ar nemainīgu darba kārtību (biedru kopsapulce nebūs tiesīga lemt par citiem jautājumiem, kas nav iepriekš iekļauti darba kārtībā).
5.2. Atvieglojumi lēmumu pieņemšanai
Ņemot vērā, ka KS lielais biedru skaits var būtiski apgrūtināt KS pārvaldi, Jaunais likums rada jaunus un uzlabo jau esošus institūtus, kas vērsti uz biedru kopsapulces lēmumu pieņemšanas procesa atvieglošanu: 1) pārstāvju sapulce; 2) lēmumu pieņemšana bez biedru kopsapulces sasaukšanas; 3) tiesības sasaukt biedru kopsapulci, izmantojot elektroniskos līdzekļus; 4) tiesības nodrošināt biedra elektronisko dalību biedru kopsapulcē; 5) biedra tiesības pirms kopsapulces rakstveidā informēt par savu balsojumu.
5.2.1. Pārstāvju sapulce
Lai atvieglotu KS lēmumu pieņemšanas procesu, jaunais regulējums ļauj KS biedru kopsapulcei statūtos noteikt, ka biedru kopsapulces kompetence tiek nodota pārstāvju sapulcei. Pārstāvju ievēlēšana ir pašu biedru (nevis biedru kopsapulces) kompetencē. Visiem biedriem ir vienlīdzīgas tiesības ievēlēt savus pārstāvjus. Ja biedru kopsapulce būs lēmusi par šādas pārvaldes institūcijas (pārstāvju sapulces) izveidi, pārstāvju ievēlēšanas detalizētu kārtību, pārstāvju pilnvaru termiņus un pārstāvības normu būs pienākums iekļaut KS statūtos.
Līdz 2019. gada 1. janvārim pilnvaroto sapulcei ļāva pieņemt tikai daļu no biedru kopsapulces kompetencē esošajiem jautājumiem, Jaunais likums paredz, ka pārstāvju sapulces ievēlēšanas gadījumā šī pārvaldes institūcija pilnībā aizstāj biedru kopsapulci un tās abas paralēli nepastāv. Tādējādi pārstāvju sapulce darbojas kā mazāka formāta biedru kopsapulce, nodrošinot efektīvu lēmumu pieņemšanas procesu KS ar lielu biedru skaitu. Lai nodrošinātu, ka pārstāvju sapulces institūtu izmanto KS atbilstoši tā mērķim, ir paredzēti vairāki ierobežojumi. Pirmkārt, pārstāvju sapulci varēs izveidot un sasaukt tikai tās KS, kurām ir vairāk nekā 100 biedru. Tas nozīmē, ka gadījumā, ja atbilstoši KS statūtiem biedru kopsapulci aizstāj pārstāvju sapulce un KS ir mazāk nekā 100 biedru, turpinās darboties biedru kopsapulce. Tikai tad, kad biedru skaits sasniegs likumā minimālo noteikto biedru skaitu, KS būs pienākums sasaukt pārstāvju sapulci, nevis biedru kopsapulci. Otrkārt, jaunais regulējums paredz, ka pārstāvju sapulce sastāv no vismaz 20 pārstāvjiem. Šāds minimālais pārstāvju skaits noteikts, lai izvairītos no situācijām, kad KS svarīgus lēmumus pieņem atsevišķas (dažas) personas, un vienlaikus nodrošinātu tādu pārstāvju skaitu, kas ļauj nodrošināt konstruktīvu lēmumu pieņemšanas procesu.
Jaunais likums paredz, ka pārstāvju sapulces darbībai un kompetencei piemēro normas par biedru kopsapulces darbību un kompetenci. Tiek arī paredzēts, ka pārstāvjiem piemēro likumā nostiprinātās biedru tiesības. Izņēmums ir pārstāvja tiesības piedalīties sapulcē ar pilnvarnieka starpniecību. Respektīvi, pārstāvis nevar nodot savas tiesības citai personai, un tas pārstāvju sapulcē var piedalīties tikai personīgi.
Vienlaikus ar biedru kopsapulces lēmumu par pārstāvju sapulces izveidi, statūtos nepieciešams noteikt arī kārtību, kādā tiek ievēlēti pārstāvji. Tādējādi, kamēr nav izvēlēti pastāvīgie pārstāvji pārstāvju sapulcei, KS jārēķinās ar ilgākiem termiņiem pārstāvju sapulces sasaukšanai (salīdzinājumā ar biedru kopsapulces sasaukšanu), jo biedriem jānodrošina laiks arī savu pārstāvju ievēlēšanai. Kārtībai pārstāvju ievēlēšanā jābūt tādai, kas nodrošina visiem biedriem vienlīdzīgas tiesības pārstāvju izvēlē, kā arī nodrošina, ka katrs pārstāvis sapulcē pārstāv līdzīgu biedru skaitu. Tikai tad, kad biedri ir izraudzījušies savus pārstāvjus, valde kā par biedru kopsapulces sasaukšanu atbildīgā pārvaldes institūcija var sasaukt pārstāvju sapulci. Informāciju par pārstāvju sapulci valde sūta tikai pārstāvjiem. Biedriem informācija par pārstāvju sapulces sasaukšanu sūtīta netiek, tomēr tiem ir tiesības KS juridiskajā adresē vai arī elektroniskajā vidē iepazīties ar pārstāvju sapulces darba kārtību un dokumentiem vismaz 10 dienas pirms pārstāvju sapulces. Pārstāvju sapulces norisei (lēmumu pieņemšanas kārtībai, pārstāvju balsstiesībām, klātesošo pārstāvju saraksta veidošanai, protokola sastādīšanai) piemēro normas par biedru kopsapulci. Atšķirībā no biedru kopsapulces pārstāvju sapulcei jau ar likumu tiek paredzēta kvoruma prasība. Ja sasauktajai pārstāvju sapulcei nav kvoruma, tad ir piemērojams biedru kopsapulcei paredzētais regulējums, t. sk. atkārtotā pārstāvju sapulce ar tādu pašu darba kārtību ir tiesīga neatkarīgi no klātesošo pārstāvju skaita.
Biedru izvēlētie pārstāvji ir atbildīgi to biedru priekšā, kurus šie pārstāvji pārstāv. Pārstāvim ir jāuzklausa šo biedru viedoklis (piemēram, par konkrēto pārstāvju sapulces darba kārtības jautājumu), tomēr savā balsojumā pārstāvju sapulcē pārstāvis ir neatkarīgs. Pārstāvim nav juridiski saistoši biedru sniegtie norādījumi. Ja biedri nav apmierināti ar sava pārstāvja rīcību pārstāvju sapulcē, tie ir tiesīgi atbilstoši statūtos noteiktajai kārtībai nākamajai pārstāvju sapulcei izraudzīties citu pārstāvi.
Ja pārstāvju sapulce aizstāj biedru kopsapulci, biedriem saglabājas vairākas tiesības. Bez jau minētajām tiesībām iepazīties ar pārstāvju sapulces darba kārtību un dokumentiem, tiem ir tiesības iepazīties arī ar pārstāvju sapulces protokolu un šim protokolam pievienotajiem dokumentiem. Tāpat biedriem ir tiesības apstrīdēt pārstāvju sapulces lēmumus, iepazīties ar KS finanšu pārskatu un KS atlikušās mantas sadales plānu KS likvidācijas gadījumā, tiesības iepazīties ar informāciju un dokumentiem KS reorganizācijas gadījumā, informēt, ka nepiekrīt pārstāvju sapulces pieņemtajam reorganizācijas lēmumam (kas var ietekmēt pārstāvju sapulces spēkā esamību), kā arī apstrīdēt pārstāvju sapulces pieņemto lēmumu par KS reorganizāciju.
Lai biedrs varētu sekot līdzi pārstāvju sapulces lēmumu pieņemšanas procesam un lai varētu informēt pārstāvi par savu nostāju kādā jautājumā, Jaunais likums paredz KS valdei pienākumu vest pārstāvju sarakstu. Ar pārstāvju sarakstu varēs iepazīties visi biedri, taču biedrs varēs iegūt tikai tā pārstāvja kontaktinformāciju, kas pārstāv attiecīgo biedru. Ja pārstāvjus ievēl, piemēram, pēc reģionālā principa un no attiecīgā reģiona ir, piemēram, trīs pārstāvji, tad biedram ir jābūt tiesībām noskaidrot šo visu trīs pārstāvju kontaktinformāciju.
5.2.2. Biedru kopsapulces elektroniska sasaukšana
Jaunais likums paredz KS tiesības sasaukt biedru kopsapulci, izmantojot elektroniskos līdzekļus. Tas nozīmē, ka ar elektronisko līdzekļu palīdzību KS var ne tikai informēt par kopsapulci, bet arī to pilnībā noturēt. Lai biedru kopsapulci varētu īstenot elektroniskajā vidē, elektronisko līdzekļu platformai jābūt tādai, kas nodrošina visas likumā un statūtos noteiktās tiesības – balsot, diskutēt, iepazīties ar informāciju, uzdot jautājumus valdei, kā arī citas likumā vai statūtos noteiktās tiesības. Pretējā gadījumā, ja KS būs sasaukusi biedru kopsapulci, izmantojot elektroniskos līdzekļus, tomēr nebūs īstenojusi iespēju biedram realizēt kādu no likumā vai statūtos noteiktajām tiesībām, būs pamats vērtēt, vai šāds biedru kopsapulces lēmums nav atzīstams par spēkā neesošu. Tiesības sasaukt biedru kopsapulci elektroniski KS var izmantot tikai tad, ja nodrošina drošu biedru identificēšanu un kārtību šo tiesību izmantošanai. Respektīvi, valde ir atbildīga par tādu elektronisko līdzekļu esamību, kas ļauj pārliecināties par katra biedra klātesamību, tā balsojumu un citām veiktajām darbībām. Lai arī līdz šim spēkā esošais likums neaizliedz sasaukt biedru kopsapulci elektroniski, tomēr tas nerada labvēlīgus nosacījumus šāda institūta pielietošanai praksē.
5.2.3. Biedra elektroniska dalība biedru kopsapulcē
KS ir tiesīga sasaukt klātienes biedru kopsapulci, taču vienlaikus (lai nodrošinātu augstāku biedru līdzdalību) nodrošināt iespēju biedriem piedalīties sapulcē, izmantojot elektroniskos līdzekļus. Respektīvi, tiek nodrošināta klātienes biedru kopsapulce, paralēli ļaujot nodot balsojumu par konkrēto jautājumu arī attālināti, izmantojot elektroniskos līdzekļus. Arī šādas tiesības KS var izmantot tikai tad, ja nodrošina drošu biedru identificēšanu un kārtību šo tiesību izmantošanai.
5.2.4. Balsojuma nodošana pirms biedru kopsapulces
Jaunais likums ļauj KS statūtos noteikt, ka biedrs var balsot par biedru kopsapulcē izskatāmajiem jautājumiem pirms biedru kopsapulces. Tas nozīmē, ka biedriem var paredzēt tiesības informēt par savu nostāju par kādu no biedru kopsapulces darba kārtības jautājumiem pirms pašas kopsapulces. Tā kā Jaunais likums paredz, ka vismaz 10 dienas pirms biedru kopsapulces visiem biedriem ir tiesības iepazīties ar pilnu un nemainīgu darba kārtību, tad arī iepriekšēja balsojuma nodošana ir piesaistīta šim termiņam. Respektīvi, biedrs nevar nodot balsojumu par kādu no biedru kopsapulcē minētajiem jautājumiem, pirms nav zināma pilna un nemainīga biedru kopsapulces darba kārtība.
5.2.5. Lēmuma izskatīšana bez biedru kopsapulces sasaukšanas
Lai atvieglotu biedru kopsapulces lēmumu pieņemšanu, Jaunajā likumā iekļauts jauns regulējums par lēmumu pieņemšanu bez biedru kopsapulces sasaukšanas, tādējādi ļaujot KS salīdzinoši ar biedru kopsapulci par daudz mazākām izmaksām pieņemt lēmumu par kādu KS svarīgu jautājumu. Tiek skaidri uzskaitīti tie jautājumi, kurus nevar izlemt šajā kārtībā. Bez biedru kopsapulces sasaukšanas nevar pieņemt lēmumus par tādiem jautājumiem kā KS amatpersonu ievēlēšana un atsaukšana, gada pārskata apstiprināšana, grozījumu izdarīšana KS statūtos.
5.3. Piedalīšanās biedru kopsapulcē
Līdzšinējais regulējums paredz, ka biedrs savas balsstiesības nevar nodot citam, ja vien statūti neparedz īpašu pilnvarošanas kārtību. Šāda kārtība ir pretrunā ar demokrātijas principu, jo būtiski ierobežo biedra tiesības piedalīties KS pārvaldē. Ja biedrs pats personīgi nevar piedalīties biedru kopsapulcē, viņš savas biedra tiesības var realizēt ar pilnvarnieka starpniecību. Statūtos nebūs ļauts ierobežot biedra dalību biedru kopsapulcē ar pilnvarnieka starpniecību. Praksē ir konstatēti gadījumi, kad viena vai dažas personas, izmantodamas pārējo biedru pasivitāti, iegūst nepieciešamo balsu skaitu sev vēlamo jautājumu pieņemšanai. Lai novērstu šādas situācijas, Jaunais likums paredz, ka viena persona uz pilnvaras pamata var pārstāvēt ne vairāk kā trīs sabiedrības biedrus, izņemot, ja pilnvarā ietverts balsošanas uzdevums par katru attiecīgās biedru kopsapulces darba kārtības jautājumu. Tas nozīmē, ka gadījumā, ja pilnvarā norādīts balsošanas uzdevums par katru biedru kopsapulces darba kārtības jautājumu, viena persona var pārstāvēt neierobežotu biedru skaitu. Pretējā gadījumā (ja pilnvarā nav norādīts konkrēts balsošanas uzdevums par biedru kopsapulces darba kārtības jautājumiem) viena persona uz šādas pilnvaras pamata var pārstāvēt ne vairāk kā trīs KS biedrus. Šāds ierobežojums attiecas tikai uz līgumiskās pilnvarošanas gadījumiem. Vairāku KS biedru – juridisko personu valdes loceklis kā likumiskais pārstāvis varēs pārstāvēt biedru kopsapulcē visas šīs juridiskās personas. Tāpat arī situācijā, kad viena persona ir aizgādnis četriem biedriem, tā biedru kopsapulcē būs tiesīga rīkoties visu šo biedru vārdā.
5.4. Biedru kopsapulces lēmuma atzīšana par spēkā neesošu
Jaunais likums paredz biedru kopsapulces lēmumu pārsūdzēšanas kārtību. Biedru kopsapulces lēmumu tiesa varēs atzīt par spēkā neesošu, ja šāds lēmums vai tā pieņemšanas procedūra būs pretrunā ar likumu vai statūtiem vai būs pieļauti būtiski pārkāpumi kopsapulces sasaukšanā vai lēmuma pieņemšanā. Prasību par biedru kopsapulces lēmuma atzīšanu par spēkā neesošu varēs celt biedrs, valdes vai padomes loceklis triju mēnešu laikā no dienas, kad viņš uzzināja vai kad viņam vajadzēja uzzināt par biedru kopsapulces lēmumu, bet ne ilgāk par gadu no kopsapulces dienas. Par būtisku pārkāpumu kopsapulces sasaukšanā būs uzskatāms arī gadījums, kad kāds biedrs KS vainas dēļ nebūs informēts par biedru kopsapulci un tādējādi viņam būs liegts piedalīties tajā. Vienlaikus Jaunais likums paredz, ka gadījumā, ja lēmums pieņemts, pārkāpjot lēmuma pieņemšanas procedūru vai nav ievērota kopsapulces sasaukšanas kārtība, tas nav apstrīdams, ja par tā pieņemšanu nobalsojuši visi sabiedrības biedri. Tādējādi pēc būtības biedri var neievērot likumā vai statūtos noteikto kārtību sapulces sasaukšanā, ja visi biedri atbalsta šādu kārtību (netiek aizskartas neviena biedra intereses).